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GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI
Contenuto
1. Scopo
La presente procedura definisce quali canali informativi debbano essere utilizzati per la ricezione, l’analisi e il trattamento di segnalazioni, anche in forma anonima, relative a:
- violazione dei principi e comportamenti illeciti riguardanti la responsabilità amministrativa ai sensi del D. Lgs. 231/2001;
- violazione di ogni normativa nazionale o europea, o commissione di ogni illecito anche se non reato presupposto del D. Lgs. 231/2001;
- violazione di ogni regola dei Sistemi di gestione o della normativa vigente che possa ledere l’integrità di beSharp;
- violazioni di principi sanciti dalla UNI/PdR 125, con particolare riferimento ad episodi di molestia e/o mobbing.
2. Campo di applicazione
Questa procedura si applica a:
- tutto il personale che a vario titolo collabora con l’organizzazione;
- le eventuali società esterne, opportunamente contrattualizzate, incaricate di svolgere attività per conto di beSharp;
- soci e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società;
- ogni altra persona o soggetto che si relazioni con beSharp e che ritenga di effettuare una segnalazione.
3. Modalità operative
Le attività riguardanti la gestione delle segnalazioni qui di seguito descritte sono svolte:
- dall’OdV in ambito D. Lgs. 231/2001 e whistleblowing;
- dalla referente interna per la Parità di Genere e dal responsabile HR, entrambi membri del Comitato Guida per la parità di genere in ambito UNI/PdR 125.
A ciascun ambito corrisponde un flusso informativo separato all’interno della piattaforma e un Gestore della segnalazione distinto, con credenziali di accesso proprie. Nessun Gestore accede ai flussi di competenza altrui.
La competenza è ripartita come segue:
- segnalazioni riguardanti il Modello di organizzazione, gestione e controllo, il Codice Etico e le condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, comprese le segnalazioni di whistleblowing ai sensi del D.Lgs. 24/2023: Gestore della segnalazione è l’Organismo di Vigilanza;
- segnalazioni riguardanti discriminazioni fondate sul genere, molestie, mobbing, violenze in ogni forma e violazioni dei principi della UNI/PdR 125:2022: Gestore della segnalazione è il Comitato Guida per la parità di genere, nelle persone della referente interna e del responsabile HR;.
Quando una segnalazione riguarda più ambiti, il Gestore che l’ha ricevuta ne informa senza ritardo l’altro Gestore competente, trasmettendo i soli elementi necessari e oscurando l’identità della persona segnalante e delle altre persone coinvolte, salvo che la loro conoscenza sia indispensabile per l’accertamento e la persona segnalante vi abbia acconsentito. I Gestori conducono l’istruttoria in coordinamento e ciascuno adotta le determinazioni di propria competenza.
Lo scambio di informazioni fra i Gestori non si limita alle singole segnalazioni. Il Comitato Guida per la Parità di Genere trasmette all’Organismo di Vigilanza i verbali delle proprie sedute e gli esiti delle segnalazioni trattate, in forma anonimizzata, e lo informa senza ritardo quando i fatti esaminati possono rilevare ai fini del Modello 231. L’Organismo di Vigilanza informa a sua volta il Comitato dei fatti appresi che rientrano nella competenza di quest’ultimo. In nessun caso lo scambio comporta la comunicazione dell’identità della persona segnalante o segnalata.
Le persone che ricoprono il ruolo di Gestore della segnalazione sono specificamente formate sulla gestione del canale e sono tenute alla riservatezza sull’identità della persona segnalante anche nei confronti degli altri Gestori, degli organi sociali e della Direzione.
Nessun altro ruolo aziendale accede al contenuto delle segnalazioni.
Il Gestore che si trovi in conflitto di interessi rispetto a una segnalazione, in particolare quando la segnalazione riguarda la sua condotta, quella di una persona a lui gerarchicamente collegata o un procedimento in cui è intervenuto, si astiene e ne dà immediata comunicazione. In tal caso la segnalazione è gestita: dall’Organismo di Vigilanza, se il conflitto riguarda un componente del Comitato Guida; dal Comitato Guida, se riguarda l’Organismo di Vigilanza e la materia non è di competenza esclusiva di quest’ultimo; in ogni altro caso dal Consiglio di Amministrazione, che individua eventualmente un soggetto terzo. L’astensione e la sua motivazione sono annotate nella piattaforma senza rivelare l’identità della persona segnalante.
3.1. Oggetto della segnalazione
Sono oggetto di segnalazione eventuali violazioni, presunte o conclamate, del sistema di gestione di beSharp e/o della normativa italiana o europea, oltre che dei principi richiamati nel Codice Etico e nel Documento di Politica del Sistema di Gestione Integrato.
Di seguito si indicano in maniera sintetica le aree tematiche che prevedono la raccolta delle segnalazioni, ciascuna attraverso un flusso informativo separato:
- Whistleblowing: segnalazioni circa la ipotetica violazione di una qualsiasi norma anti-corruzione, da parte della società, di un collega, di un collaboratore o di una terza parte, ivi comprese le richieste o le offerte di pagamenti indebiti da queste ricevute;
- D. Lgs. 231/2001: segnalazioni inerenti atti o fatti che possono configurare la commissione di reati ai sensi del citato decreto sulla responsabilità amministrativa delle imprese;
- UNI/PdR125: segnalazioni riguardanti presunte discriminazioni in base al genere, episodi di mobbing, molestie o violenze incluse la violenza verbale, digitale e fisica in ogni forma.
3.2. Modalità di invio delle segnalazioni
I canali individuati da beSharp per la raccolta delle segnalazioni sono digitali e le modalità di comunicazione prevedono sia la forma orale sia la forma scritta. In particolare:
- Il Gestore della segnalazione gestisce le segnalazioni tramite piattaforma informatica denominata “Ananda Whistleblowing” a cui tutte le persone segnalanti possono accedere tramite hyperlink presente sul sito internet di beSharp; al momento dell’invio la persona segnalante seleziona l’ambito della segnalazione, che ne determina l’instradamento al Gestore competente;
- la deposizione verbale effettuata direttamente al Gestore della segnalazione.
Qualora la persona si avvalga della forma orale e decida di rivolgersi direttamente al Gestore della segnalazione, sarà necessaria la trascrizione del contenuto in un verbale sottoscritto sia dalla persona segnalante, sia dal Gestore della segnalazione di riferimento ed il caricamento del verbale all’interno della piattaforma.
La descrizione di dettaglio del comportamento che origina la segnalazione non deve riportare informazioni non strettamente attinenti all’oggetto della segnalazione.
“Ananda Whistleblowing” assicura la assoluta riservatezza dell’identità della persona segnalante e delle persone segnalate. L’intero contenuto della piattaforma, infatti, è protetto da cifratura. Può accedere ai dati di ciascuna segnalazione soltanto il Gestore della segnalazione competente per l’ambito, tramite credenziali personali; possono accedere al contenuto della propria segnalazione esclusivamente i segnalanti, attraverso un codice univoco associato alla segnalazione.
Il segnalante può scegliere di non identificarsi (e rimanere anonimo), comunicando con il Gestore della segnalazione attraverso il sistema di messaggistica collegato alla segnalazione che consente un dialogo bidirezionale sicuro.
In aggiunta, ai sensi dell’art. 6 del D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24, la persona segnalante può ricorrere anche all’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC) utilizzando il form raggiungibile al link https://whistleblowing.anticorruzione.it/#/.
Il coinvolgimento di ANAC è ammesso solamente nel caso in cui la persona segnalante:
- abbia già utilizzato il canale interno e la segnalazione non abbia avuto seguito;
- abbia fondati motivi di ritenere che, usando il canale interno, la segnalazione non sarebbe efficace o vi sarebbe il rischio di condotte ritorsive;
- abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
3.3. Informativa sulle segnalazioni
I soggetti interessati sono debitamente informati circa le modalità e le finalità del trattamento dei propri dati personali tramite informativa presente all’interno della piattaforma “Ananda Whistleblowing” e il cui testo viene di seguito riportato:
“Per la gestione delle attività correlate alle segnalazioni è necessario il trattamento dei dati delle persone segnalate e del segnalante in esecuzione dell’obbligo di legge ai sensi del D. Lgs. 24/2023.
I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati da beSharp spa in qualità di Titolare del Trattamento, Con sede legale in Via Claudio Treves 3, 27100 Pavia (PV).
I dati dei segnalanti non anonimi e delle persone segnalate saranno gestiti con garanzia della assoluta riservatezza tramite questa piattaforma e saranno oggetto di accesso e trasmissione soltanto al soggetto deputato a gestire le segnalazioni, così come previsto dalla procedura aziendale messa a disposizione delle persone segnalanti.
La piattaforma è messa a disposizione di beSharp spa e dei segnalanti, via internet, dal fornitore CentoCinquanta srl. Il fornitore della piattaforma conserva i dati in piena sicurezza per conto di beSharp ma non può accedere alle informazioni delle segnalazioni, perché completamente cifrate.
Il contenuto delle segnalazioni è accessibile esclusivamente alle persone che gestiscono le segnalazioni tramite una chiave privata ed al segnalante (anche anonimo) tramite una password dallo stesso scelta e solo a lui nota.
I dati personali che non sono manifestamente utili al trattamento di una specifica segnalazione non saranno raccolti o, se trasmessi alla piattaforma, cancellati.
I dati saranno conservati per cinque anni dalla chiusura della segnalazione come previsto dalla vigente normativa.
Gli interessati, nel rispetto delle regole stabilite dal D. Lgs. 24/2023 sul whistleblowing, possono esercitare i propri diritti di accesso, rettifica, limitazione del trattamento e richiesta di cancellazione, rivolgendosi direttamente alla persona che si occupa di gestire le segnalazioni, fatto salvo per beSharp spa, Titolare del Trattamento, il vincolo di rispettare gli obblighi di legge.
Gli interessati hanno sempre comunque diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati secondo le procedure descritte sul sito web www.garanteprivacy.it”.
3.4. Ricezione delle segnalazioni
Alla trasmissione di una segnalazione, il Gestore della segnalazione competente per l’ambito prescelto riceve una notifica della presenza di una nuova segnalazione e si collega alla piattaforma. Il Gestore comunica alla persona segnalante, entro 7 giorni, l’avvenuta ricezione e quindi la presa in carico della segnalazione.
3.5. Istruttoria e accertamento
Questa fase del processo ha lo scopo di verificare ed effettuare valutazioni specifiche circa la fondatezza o meno dei fatti segnalati, anche al fine di formulare eventuali raccomandazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali interessati nell’ottica di rafforzare il sistema di controllo interno.
Tutte le attività necessarie, comprese le audizioni e/o le acquisizioni di evidenze, sono svolte esclusivamente dal Gestore della segnalazione che, alla ricezione di una segnalazione:
- verifica la sussistenza dei presupposti della segnalazione e, nello specifico, che la persona segnalante sia un soggetto legittimato a effettuarla e che l’oggetto rientri tra gli ambiti di applicazione della procedura.
Una segnalazione può essere valutata inammissibile (e quindi archiviata) se:
- non riporta i dati che costituiscono gli elementi essenziali della segnalazione;
- manifesta infondatezza degli elementi di fatto riconducibili alle violazioni previste dal sistema di gestione e dal legislatore;
- il contenuto riporta fatti generici tali da non consentirne la comprensione agli uffici o alla persona preposti;
- viene presentata solamente documentazione di supporto senza la segnalazione vera e propria delle presunte violazioni.
In caso di segnalazioni prodotte in evidente malafede, il Gestore della segnalazione si riserva di archiviare le stesse eliminando tutti gli elementi che possano consentire l’identificazione dei soggetti segnalati.
2. Valuta le segnalazioni avvalendosi, a seconda della loro natura, delle strutture interne della società per lo svolgimento degli approfondimenti sui fatti oggetto di segnalazione o di professionisti terzi. Può ascoltare direttamente la persona segnalante, anche tramite la piattaforma, e le persone coinvolte avendo cura di mantenere l’assoluta riservatezza sulla identità della persona segnalante.
3. Nel caso in cui risulti necessario il coinvolgimento di altri soggetti, ogni informazione o dato che possa ricondurre all’identificazione della persona segnalante o di ogni altra persona coinvolta viene oscurata.
4. Assume, a conclusione dell’attività, le decisioni conseguenti, opportunamente motivate, archiviando, se del caso, la segnalazione o richiedendo di procedere alla valutazione ai fini disciplinari e sanzionatori di quanto accertato.
5. Conclude l’istruttoria e comunica alla persona segnalante, tramite la piattaforma, l’esito finale entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento della segnalazione. La comunicazione contiene informazioni relative al seguito dato o che si intende dare alla segnalazione, nel rispetto della riservatezza dei dati personali delle persone coinvolte.
Il Gestore della segnalazione mantiene la completa tracciabilità documentando nella piattaforma ogni azione necessaria all’adempimento delle proprie funzioni istituzionali.
Nelle segnalazioni di competenza dell’Organismo di Vigilanza, l’esito dell’istruttoria e le eventuali raccomandazioni sono riferiti al Consiglio di Amministrazione secondo i flussi informativi previsti dal Modello, con l’identità della persona segnalante sempre oscurata. Nelle segnalazioni di competenza del Comitato Guida, l’esito è riferito alla Direzione secondo quanto previsto dagli atti di nomina del Comitato e dalla procedura HR, con le medesime garanzie di riservatezza.
Ciascun Gestore riferisce annualmente, in forma aggregata e anonima, sul numero delle segnalazioni ricevute, sugli ambiti e sugli esiti: l’Organismo di Vigilanza nella relazione al Consiglio di Amministrazione, il Comitato Guida negli indicatori di monitoraggio della UNI/PdR 125.
3.6. Conservazione dei dati e delle segnalazioni
Tutte le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate nella piattaforma “Ananda Whistleblowing” per un periodo di 5 anni dalla data di conclusione dell’istruttoria, come definito nella vigente normativa.
Le segnalazioni pervenute e qualificate come manifestamente infondate o in malafede e tutti i dati correlati identificativi dei soggetti coinvolti sono eliminati immediatamente.
Decorso il periodo di conservazione, i dati vengono cancellati in modo definitivo e irreversibile, salvo necessità di conservazione per contenziosi in corso.
Il trattamento dei dati personali connesso alla gestione delle segnalazioni è disciplinato nella Valutazione d’Impatto (DPIA) dedicata e nell’informativa resa alle persone interessate disponibile in piattaforma come sopra citata.
L’esercizio dei diritti da parte della persona coinvolta può essere differito o limitato quando ciò sia necessario a non pregiudicare la riservatezza e l’efficacia della procedura.
3.7. Protezione della persona segnalante e misure disciplinari
beSharp non consentirà ritorsioni di alcun tipo contro una risorsa che riferisca episodi sospetti di cattiva condotta avendo fondato motivo di ritenere veritiere le informazioni segnalate al momento della segnalazione.
Le persone segnalanti sono garantite contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed in ogni caso ne è assicurata la riservatezza dell’identità, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti di beSharp o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.
beSharpmette a disposizione il canale di segnalazione interna attraverso cui le persone segnalanti possono riferire condotte illecite rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001 o violazioni del Modello. L’utilizzo del canale è una facoltà: la persona segnalante, il facilitatore e i soggetti coinvolti non possono subire alcuna forma di ritorsione, diretta o indiretta, né alcuna sanzione o misura pregiudizievole in ragione della segnalazione. È garantita la riservatezza dell’identità della persona segnalante e del contenuto della segnalazione. Sono invece sanzionate le condotte ritorsive, l’ostacolo alle segnalazioni e le segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave con informazioni rivelatesi false.
La tutela si estende, oltre alla persona segnalante, a facilitatori, colleghi e colleghe di lavoro e a familiari della persona segnalante.
In caso di dubbi sulla metodologia da applicare per segnalare l’evento, è possibile rivolgersi al Gestore della segnalazione per chiarimenti in merito.
Le tutele previste dal D.Lgs. 24/2023 contro le ritorsioni si applicano alle segnalazioni effettuate attraverso i canali descritti nella presente procedura. Il confronto informale con lo Sportello HR previsto dalla procedura HR non costituisce segnalazione ai sensi del decreto e non attiva di per sé tali tutele: chi intenda avvalersene utilizza il canale formale. Il personale HR informa di questa distinzione chi si rivolge allo Sportello e non riporta ad altri il contenuto del confronto senza il consenso della persona interessata.
Le persone destinatarie del Modello sono tenute a comunicare tempestivamente all’Organismo di Vigilanza le violazioni del Modello, del Codice Etico e delle procedure, nonché le condotte rilevanti ai sensi del D.Lgs. 231/2001, di cui vengano a conoscenza in ragione delle funzioni svolte. L’inadempimento di tale obbligo di informazione, così come la comunicazione di informazioni consapevolmente false o infondate, costituisce illecito disciplinare ed è sanzionato secondo il sistema disciplinare del Modello, nel rispetto delle garanzie di legge e di contratto.
Qualunque misura disciplinare che sarà adottata sarà presa nel rispetto del CCNL e di quanto richiamato nella procedura HR in relazione ai procedimenti disciplinari.